19.12.2024 / Medyczna, Serwis maszyn i urządzeń

Jak XEMI uzdrawia procesy serwisowe w firmie z branży medycznej?

Nowoczesne urządzenie medyczne na sali szpitalnej, symbolizujące serwis i konserwację sprzętu medycznego.

Główne wyzwania:

Zarządzanie dokumentacją – klient zauważył możliwość usprawnienia procesu organizacji umów, ofert i protokołów serwisowych, co mogłoby przyczynić się do większej przejrzystości i sprawności w realizacji umów. Poprawa w tym obszarze pozwoliłaby także wzmocnić wizerunek firmy jako wiarygodnego partnera biznesowego.
Nadzór nad serwisem – klient poszukiwał rozwiązania, które pozwoliłoby na łatwe śledzenie działań serwisowych i uzyskiwanie bieżących informacji o realizowanych zadaniach. Usprawnienie tego obszaru stworzyłoby podstawy do bardziej efektywnego zarządzania działem serwisu oraz lepszego wykorzystania dostępnych danych w celu optymalizacji procesów.
Precyzyjna lokalizacja urządzeń – ekspresowa identyfikacja miejsca, w którym znajduje się konkretny sprzęt medyczny, pozwoliłaby zaoszczędzić czas na przygotowanie do realizacji zlecenia.
Monitorowanie stanu przeglądów i ich terminowości – klient chciał jeszcze skuteczniej monitorować status realizacji przeglądów, co umożliwiłoby lepsze zarządzanie harmonogramem i redukcję ryzyka opóźnień. Usprawnienie tego obszaru pozwoliłoby również na uniknięcie nieprzewidzianych przestojów oraz budowanie długotrwałych relacji z kontrahentami. Wszystko dzięki niezawodności, która ma szczególne znaczenie w branży medycznej.

Tak zrodziła się potrzeba wdrożenia systemu do zarządzania serwisem.

Kluczowe funkcjonalności, na których zależało naszemu klientowi:

Hurtownia danych – Samodzielne budowanie raportów przez użytkowników np.: zużycie części zamiennych, rentowność zleceń…
Powiadomienia o przeglądach – System automatycznie przypomina o terminach przeglądów o różnej cykliczności.
Lokalizacja maszyn i rejestracja urządzeń podrzędnych – Urządzenia podrzędne – wchodzące w skład większego urządzenia głównego. Określenie lokalizacji z dokładnością do piętra i numeru gabinetu, realizowanie i protokołowanie pracy związanej z urządzeniami i ich składowymi.
Rejestracja ofert – Oprócz rejestracji zawartych umów, serwisanci mogą wprowadzać do systemu oferty i do nich tworzyć protokoły wykonanych zleceń, rozliczać je i sprawdzać poziom ich realizacji, a w kolejnym etapie budować na ich podstawie raporty i badać ich rentowność.
Numery seryjne części – Precyzyjne informacje o zużytych materiałach.
Aplikacja mobilna dla serwisantów – Aplikacja na smartfony, działająca także offline, zawierająca takie funkcje jak generowanie protokołów, checklisty – etapy zadań, potwierdzenia zrealizowanych prac, baza wiedzy, stany magazynowe i wiele innych.

Dlaczego XEMI SERWIS nie jest systemem takim jak wszystkie?

Do firm tego typu nie pasują gotowe programy. Często nie są one w stanie sprostać wszystkim kluczowym potrzebom firm. Przykłady:

System zarejestruje zrealizowane zlecenie, ale pracownik serwisu nie będzie miał wglądu do stanów magazynowych części, a tym bardziej weryfikowanych po numerze seryjnym.
W systemie zarejestrujemy urządzenia do naprawy, ale nie będziemy mogli dodać informacji o ich lokalizacji oraz nie powiążemy ich z urządzeniami podrzędnymi (komponentami urządzenia głównego), bo te będą traktowane jako odrębne obiekty.
System będzie zintegrowany z magazynem, ale nie będzie pozwalał na aktualizację cen w przypadku, gdy faktura za części zostanie wystawiona po fakcie.
W systemie będziemy mieli dostęp do raportów, ale tylko tych podstawowych, a nie np. raportowanie zużycia części zamiennych, czy zestawień porównujących koszt wykonanych zleceń z tym co zostało ustalone w umowie/ofercie.

Ręka w rękawiczce trzymająca głowicę ultrasonografu na tle aparatu USG, symbolizująca serwis i konserwację urządzeń medycznych.

Dlatego główną przewagą XEMI SERWIS, która wpłynęła na decyzję klienta, była możliwość dopasowania systemu do potrzeb użytkowników oraz indywidualne podejście do obsłużenia realizowanych przez nich procesów.

Kto zdecydował? Decydujący głos należał do szefa serwisu. To zrozumiałe, ponieważ to właśnie osoby zarządzające działem serwisu wraz z zespołem są w stanie najlepiej określić i zakomunikować oczekiwania w stosunku do systemu.

Jak przebiegał proces wdrożenia u klienta?

Mimo wielu obszarów, które wymagały dopracowania całe wdrożenie, włącznie ze szkoleniami użytkowników, trwało 2 miesiące.

1/ Analiza założeń klienta

Poznanie potrzeb i ocena możliwości zrealizowania ich za pomocą systemu XEMI SERWIS.

2/ Konfiguracja systemu

Nasz zespół opracował bazową wersję systemu i dopasował ją do specyfiki pracy serwisu klienta.

3/ Konfiguracja nowych funkcjonalności

Zbudowaliśmy hurtownię danych, która umożliwia samodzielne komponowanie dowolnych raportów przez klienta.

4/ Weryfikacja systemu i zasilenie danymi

Sprawdzenie czy wszystkie elementy działają prawidłowo, zwłaszcza te, które są nowe oraz zaimportowanie danych do dopracowanego już systemu.

5/ Szkolenia

Oswojenie z systemem pracowników działu serwisu.

6/ Finalna konfiguracja

Ostatnie modyfikacje i sprawdzenie działania systemu.

7/ Asysta

Zdalne wsparcie podczas pierwszych dni pracy z systemem.

„Sporym wyzwaniem było wdrożenie funkcjonalności związanej z numerami seryjnymi części zamiennych, ale dzięki bardzo dobrej współpracy i komunikacji z klientem wszystko poszło zgodnie z planem. Dowodem na to jest zamknięcie wdrożenia w ciągu dwóch miesięcy. Wpływ na sprawne wdrożenie miały też dobrze sprecyzowane i konkretne potrzeby związane z usprawnieniem działania serwisu.”

– Mirek, wdrażał XEMI SERWIS

Zadowolenie klienta to najlepsza rekomendacja

Minęło już kilka lat od wdrożenia XEMI SERWIS.
Co zyskał klient?

Czas i spokój – większa kontrola nad wynikami

Automatyzacja procesów nie tylko eliminuje błędy, ale pozwala serwisantom skupić się na głównych zadaniach. Zarząd zyskuje pewność, że każda usługa serwisowa jest realizowana w terminie i zgodnie z planem, co bezpośrednio przekłada się na poprawę przychodów i obniżenie kosztów operacyjnych.

Wiedzę – skuteczniejsze decyzje strategiczne

Dostęp do twardych danych, a nie subiektywnych ocen. Szczegółowe raporty dotyczące części, kosztów, realizacji zleceń czy rentowności ofert to potężne narzędzie do podejmowania trafnych decyzji. Dostęp do precyzyjnych danych pozwala identyfikować nowe źródła przychodów i miejsca, w których można oszczędzić, co wspiera długoterminowy wzrost rentowności firmy.

Pełną kontrolę nad magazynem części i finansami

Dzięki bieżącej aktualizacji cen zakupu oraz numerom seryjnym części klient zyskał pewność, że firma działa efektywnie i unika strat wynikających z błędnych rozliczeń. To nie tylko obniża ryzyko finansowe, ale także poprawia planowanie budżetu.

Zadowolenie klientów jako kluczowy element osiągania pewnych przychodów

Nie od dziś wiadomo, że pozyskanie nowego klienta jest droższe niż utrzymanie obecnego. Lepsza organizacja pracy serwisu oraz szybsze reagowanie na zgłoszenia wpływają bezpośrednio na satysfakcję klientów. Zarząd może liczyć na poprawę wskaźników retencji klientów, a co za tym idzie – większą pewność co do długofalowych przychodów. Nasz klient zdaje sobie sprawę z tego, że jego obecni klienci są ambasadorami jego marki, a w przypadku firm serwisowych branży medycznej polecenia są na wagę złota. Pozytywny wizerunek na rynku zwiększa szanse na pozyskanie nowych kontraktów i wzmacnia pozycję firmy jako lidera w branży.

Stały dostęp do aktualnych danych – niezależnie od lokalizacji

Zarząd oraz osoby nadzorujące pracę serwisu mają dostęp do bieżących informacji o realizowanych zleceniach, niezależnie od tego, czy przebywają w kraju, czy za granicą. Umożliwia to podejmowanie szybkich i trafnych decyzji, które są kluczowe w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Klient jest nie tylko zadowolony, ale również otwarty na dalsze rozwijanie systemu. Rozwiązanie okazało się strzałem w 10. Udowodniliśmy, że technologie mogą być nie tylko narzędziem, ale prawdziwym partnerem w biznesie.