03.11.2023 / Spółdzielnie

Dywidendy i udziały członkowskie w Spółdzielni Społem

Kilka słów o firmie

Spółdzielnie Społem to organizacje z tradycjami. Stawiają na najwyższą jakość produktów oraz wspieranie regionalnego biznesu. Rozwinięta sieć sklepów, tysiące produktów, własna produkcja (piekarnie, ciastkarnie), placówki gastronomiczne, hurtownia, centra konferencyjno-bankietowe tysiące zatrudnionych pracowników i członków spółdzielni.

Jednym z warunków przynależności do grona Społem jest posiadanie udziałów członkowskich. W przypadku dużych Spółdzielni obsługa i rozliczanie udziałów oraz naliczanie i wypłacanie dywidend jest procesem niezwykle trudnym i czasochłonnym. W Spółdzielniach obowiązuje indywidualny klucz naliczania dywidend, stąd też rozwiązania uniwersalne, dostępne na rynku w tym przypadku nie miały racji bytu.

W odpowiedzi na potrzeby PSS Społem zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy rozwiązanie do automatycznej obsługi udziałów członkowskich oraz dywidend w Spółdzielni.

Rejestrowanie nowych członków spółdzielni

XEMI w porosty sposób pozwala na ewidencję nowych Członków Spółdzielni, a także ich spadkobierców. Oprócz danych potrzebnych do obsługi wkładów i dywidend, w XEMI można uzupełnić dodatkowo dane teleadresowe, by w przyszłości móc generować listę do korespondencji seryjnej np.: do wysyłki zaproszeń na zebrania.

Wyznając zasadę privacy by design (RODO), nie zapomnieliśmy także o możliwości zarejestrowania w XEMI zgód na przetwarzanie danych osobowych, w innych celach niż obsługa udziałów i dywidend, czyli np. wspomniana wysyłka korespondencji.

Obsługa zadeklarowanych wkładów

XEMI umożliwia wprowadzenie zadeklarowanych przez konkretnego Członka wkładów w postaci ilościowej i kwotowej. Członkowie opłacają kwoty w kasie lub przelewem na rachunek bankowy, co rejestrowane jest w systemie.

XEMI posiada także opcję wpłat uzupełniających wkłady. Jest to funkcja niezwykle przydatna w sytuacji, gdy Członek nie jest w stanie wnieść od razu całej kwoty zadeklarowanego wkładu. W przypadku, gdy Członek Spółdzielni jest pracownikiem, integracja z XEMI Pracownicy umożliwia rejestrowanie rat wkładu na liście płac i odliczanie tych kwot od wynagrodzenia. Raty te mogą być ustalane indywidualnie dla każdego Członka.

Obsługa naliczania dywidendy na podstawie indywidualnego klucza

Chcąc w jak najwyższym stopniu usprawnić obsługę wypłacanych dywidend, stworzyliśmy Spółdzielni możliwość naliczania ich nie tylko w kontekście udziałów, ale także na podstawie danych zbieranych z kart lojalnościowych. Połączenie tych dwóch składników naliczania dywidend w systemie sprawia, że XEMI obsługuje cały proces kompleksowo.

System automatycznie wylicza zryczałtowany podatek dochodowy od dywidendy. W zależności od formy wypłaty (gotówka/przelew) XEMI generuje dokumenty kasowe lub przelewy z wypłatą dywidendy.

Raporty

XEMI posiada wbudowaną opcję tworzenia rozmaitych raportów związanych z udziałami czy wypłatą dywidend. System daje możliwość zapisania najczęściej stosowanych zestawień, które są na bieżąco aktualizowane, co eliminuje konieczność tworzenia zestawień od nowa.

Korespondencja seryjna

W przypadku tak dużej organizacji, jaką jest Społem Białystok wysyłka zaproszeń na zebrania członków jest nie lada wyzwaniem. XEMI umożliwia eksport danych teleadresowych wszystkich Członków lub wybranej listy Członków na potrzeby korespondencji seryjnej, obsługiwanej przez program Word pakietu MS Office.

Niby niewielka rzecz, a tak znacząco skraca czas obsługi korespondencji, a co za tym idzie zwiększa go na realizację pozostałych zadań.

Korzyści dla Spółdzileni

oszczędność czasu dzięki szybszej obsłudze udziałów i naliczaniu dywidend dużej liczbie członków
funkcjonalność dopasowana do indywidualnego klucza naliczania dywidend
kompleksowa obsługa wraz z naliczaniem wkładów na liście płac