KSeF od 2026 roku. Czy możemy odetchnąć z ulgą?
Z artykułu dowiesz się: Kiedy w życie wejdzie KSeF? Jakie zmiany usprawniające proponuje MF? Czy możemy odetchnąć z ulgą?
Z pewnością część przedsiębiorców odetchnęła z ulgą na wieść o przełożeniu terminu wejścia w życie KSeF.
Z badania przeprowadzonego na zlecenie Grant Thornton przez firmę Biostat wynika, że przed decyzją MF o przesunięciu terminu, aż 40% średnich i dużych firm nie było wcale lub były w niewielkim stopniu przygotowane do wdrożenia KSeF.
Niedopracowane narzędzie, wiele osobliwych przypadków nieuwzględnionych przy opracowywaniu systemu, przeorganizowanie procesów obiegu faktur wewnątrz firmy, konieczność aneksowania lub zawierania nowych umów z kontrahentami i organizacji szkoleń, to tylko niektóre wyzwania, które spędzały sen z powiek menedżerom.
Na domiar tego producenci systemów informatycznych mieli trudności, by dostosować swoje rozwiązania do wytycznych Ministerstwa Finansów, gdyż te niejednokrotnie pojawiały się na tak zwaną ostatnią chwilę albo wcale. Systemy finansowe były rozwijane na bieżąco, jednak bez ostatecznych informacji co do kwestii technicznych i przepisów wykonawczych wdrożenie ich było niemożliwe. Od dostawców systemów wymagano wróżenia z fusów, traktowano ich często jak źródło wiedzy na temat KSeF.
I tak oto wszyscy tkwiliśmy w zawieszeniu oczekując każdego dnia na znak od MF. Ten znak w końcu nadszedł.
2 ważne daty
Ministerstwo Finansów poinformowało, że obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w dwóch nowych terminach:
01.02.2026 – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (2025r.) przekroczyła 200 mln zł
01.04.2026 – dla pozostałych.
Wpływ na ustalenie tak odległego okresu wdrożenia KSeF miały liczne, krytyczne wady systemu zidentyfikowane podczas audytu przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów.
Co tym razem proponuje Ministerstwo Finansów, by KSeF stał się bardziej przyjazny przedsiębiorcom?
- ujednolicenie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników oraz dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich w KSeF;
- udostępnienie wszystkim podatnikom możliwości wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego;
- odroczenie wprowadzenia kar za niestosowanie KSeF oraz obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach oraz na fakturach wystawianych z kas rejestrujących i paragonach z NIP;
- zrównoważenie odpowiedzialności wystawcy i nabywcy w zakresie obowiązków KSeF;
- usunięcie problemu wystawcy w ustaleniu, czy ma obowiązek wystawić w KSeF fakturę dla podatnika zwolnionego z VAT, wprowadzenie „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę faktury w KSeF;
- umożliwienie dodawania załączników do faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne „zbiorcze”;
- umożliwienie wcześniejszego generowania oraz poboru certyfikatów nabywcy do faktur wystawianych w okresie awarii i offline
- umożliwienie stosowania w okresie przejściowym faktur papierowych przez podatników, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka;
- szkolenia w urzędach skarbowych i wsparcie podatników (Infolinia Krajowej Informacji Skarbowej)
Czy możemy odetchnąć z ulgą?
Wydaje się, że TAK. Niemniej jednak to nie jest czas na urlop, a odpowiedni moment, by nadrobić to z czym nie zdążyliśmy do tej pory. Jeśli nie zrobiliśmy nic, powinniśmy zacząć swoje działania przede wszystkim od przeanalizowania i dopracowania wewnętrznych procedur dotyczących fakturowania i obiegu dokumentów oraz zasad współpracy z kontrahentami.
Uwzględniając wyniki audytu KSeF, podjęto decyzję o budowie architektury systemowej od początku. Pozostaje nam liczyć na to, że zapowiadane zmiany nie wpłyną drastycznie na dotychczas włożone prace zarówno przez przedsiębiorców, jak i producentów systemów informatycznych. Miejmy nadzieję, że będą stanowić uzupełnienie istniejących elementów i opracowanie kwestii, o których zapomniano w poprzedniej turze.
KSeF wejdzie w życie, czy nam się to podoba czy nie. Należy potraktować tę sytuację jako szansę, by solidnie przygotować się do nowej rzeczywistości.