Elektroniczny obieg dokumentów - co o nim sądzą Polacy?
Z artykułu dowiesz się: Co Polacy sądzą o EOD? Jakie mity krążą wśród tematu EOD? Jakie są fakty?
Na wdrażanie rozwiązań zmniejszających ilość papierowych dokumentów wpływa kilka czynników. Systemy takie jak elektroniczny obieg dokumentów, zwiększają szybkość realizowanych procesów, redukują koszty, zwiększają bezpieczeństwo danych oraz dają możliwość lepszego zarządzania ryzykiem operacyjnym.
Aktywne i świadome uczestnictwo w rozwoju rynku rozwiązań paperless, bardzo szczegółowo zbadała fundacja Digital Poland co opisała w raporcie „Paperless 2021”.
Link do całego raportu: https://digitalpoland.org/assets/publications/Raport_Paperless_2021_digitalpoland.pdf.
Nadal, jako społeczeństwo, mamy sporo do nadrobienia w kwestiach praktycznego wykorzystania narzędzi służących do cyfrowych przemian. Na szczęście rynek daje nam szerokie możliwości w tym zakresie.
Najważniejsze motywacje, jakimi kierują się użytkownicy, zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez fundację Digital Poland to:
- zapewnienie bardzo szybkiego dostępu do dokumentów, niezależnie od miejsca pobytu,
- ograniczenie zużycia papieru, prądu i infrastruktury do drukowania dokumentów,
- możliwość śledzenia, co dzieje się z danym dokumentem, kto miał do niego dostęp i jakie czynności wykonał,
- uporządkowanie dokumentacji i różnych źródeł wiedzy/danych w firmie…
Na pytanie: „jak oceniasz przydatność elektronicznego obiegu dokumentów?”, najwięcej osób odpowiedziało, że takie rozwiązanie jest bardzo przydatne lub raczej przydatne.
Firmy mają świadomość korzyści, jakie niesie za sobą korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów, ale niestety podobnie jak w przypadku podpisu elektronicznego, mamy nadal do czynienia z nieufnością w kwestiach ważności i bezpieczeństwa.
Ponad połowa respondentów niesłusznie uważa, że dokument elektroniczny może łatwiej niż dokument papierowy wpaść w ręce osób niepowołanych. Z kolei 47% Polaków twierdzi, że dokumenty elektroniczne i tak trzeba drukować i przechowywać w bezpiecznym miejscu na wszelki wypadek. Najlepiej oczywiście – gdyby miały one pieczątkę, która według ponad 43% respondentów decyduje o ważności danego pisma.
Polacy są też przywiązani do papieru. Mimo rosnącej popularności trendu sustainability i tego, że elektroniczny obieg dokumentów znacząco poprawia efektywność pracowników, 40% badanych twierdzi, że łatwiej pracuje się im z dokumentami papierowymi. Oznacza to, że jako społeczeństwo mamy sporo do nadrobienia w kwestiach praktycznego zastosowania umiejętności cyfrowych.
Elektroniczny obieg dokumentów – fakty i mity
Elektronicznemu obiegowi dokumentów szkodzą mity. Wielu badanych wciąż uważa, że aby dokumenty te były ważne należy drukować i opatrzyć pieczątką. Tymczasem nie jest to prawda.
MIT
Dokument w wersji elektronicznej nie jest tak samo ważny, jak dokument w wersji papierowej, podpisany i często z pieczątką.
FAKT
Zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego, oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Elektroniczna forma czynności prawnej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej, oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Forma pisemna wymaga natomiast złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
MIT
W korespondencji firm z urzędami i administracją wymagana jest pieczątka firmy na piśmie pod rygorem nieważności pism
FAKT
W Polsce nie mamy przepisów, które nakazywałyby wszystkim firmom posiadanie pieczątki. Pieczątka może być przydatna jako szybki sposób zapisania danych spółki – takich jak jej nazwa, adres, czy NIP, ale nie jest to obowiązek. Pieczątka nie dodaje też wiarygodności dokumentom, ponieważ każdy może zamówić pieczątkę o dowolnej treści, a ich producenci nie weryfikują uprawnień do posługiwania się taką pieczątką. Status prawny pieczątki nie różni się z zależności do tego, czy zawiera ona nazwę firmy, NIP, informację o wykonywanym zawodzie, czy choćby rysunek dla dzieci. Ich cel jest też podobny pozostawienie odcisku o określonym kształcie na kartce papieru. Inaczej jest z pieczęciami urzędowymi z wizerunkiem orła, którymi posługują się organy administracji publicznej, sądy czy notariusze – jedynym miejscem ich legalnej produkcji jest Mennica Polska.
MIT
Dokumenty elektroniczne i tak trzeba drukować i przechowywać (np. w segregatorze) na wszelki wypadek.
FAKT
Oryginałem dokumentu elektronicznego jest właśnie ten dokument, a nie jego wydruk. Wydruk dokumentu elektronicznego ma walor prawny podobny do sporządzenia kserokopii. Oczywiście można je tworzyć, choć najczęściej pojawia się pytanie – „po co”. Warto jest natomiast zapewnić bezpieczne miejsce do elektronicznego przechowywania takich dokumentów oraz ich – elektronicznych – kopii zapasowych.
Opracowanie na podstawie
https://digitalpoland.org/assets/publications/Raport_Paperless_2021_digitalpoland.pdf