Jak dane z systemu ERP przedstawić za pomocą atrakcyjnych raportów?
Z artykułu dowiesz się: Co zrobić, by suche dane z systemów ERP przeobraziły się w ciekawe i atrakcyjne wizualnie raporty? Jakie pytania zadać sobie przed wyborem odpowiedniego narzędzia do wizualizacji danych?
Zwiększająca się ilość danych, szeroki dostęp do Internetu oraz potrzeba posiadania wiedzy w zakresie, kto, co, jak i dlaczego, doprowadziły nas do sytuacji, w której podejmowanie decyzji opartej na analizie i danych staje się koniecznością. Teraz musimy wybrać: idziemy drogą, w której korzystając ze specjalnie zaprojektowanego pulpitu menadżerskiego, podejmujemy decyzje, bazując na kluczowych wskaźnikach albo będziemy dalej przeglądać dane w kolumnach gridu lub MS Excel.
W chwili obecnej na rynku istnieje szeroki wybór narzędzi pozwalających wizualizować dane oraz dostarczać je „potencjalnemu użytkownikowi” w sposób najłatwiejszy do przyswojenia. Wiele z tych narzędzi posiada wbudowane wewnętrzne silniki obróbki danych, pozwalające na optymalne przetwarzanie oraz szybkie kojarzenie zapisów. Dane mogą być importowane z najbardziej popularnych serwerów baz danych jak i plików zewnętrznych. Plik można wygenerować z większości dostępnych na rynku systemów ERP lub samodzielnie stworzyć w najbardziej popularnym edytorze arkuszy kalkulacyjnych. Co więcej, do narzędzia pozwalającego na wizualizację i analizę danych można zaimportować dane z mediów społecznościowych oraz danych dostępnych w tzw. „chmurze”.
Przecież dane posiadam w systemie ERP
Właśnie! Przecież wszystkie dane z obszaru działania przedsiębiorstwa posiadam w systemie ERP. „W jakim celu miałbym inwestować w narzędzia do wyświetlania danych?”. Takie pytanie bardzo często pojawia się w momencie, gdy chcemy wprowadzić zmiany, zrobić coś nowego, zrobić coś inaczej, lepiej, profesjonalnie. Powodów, dla których warto oddzielić analizę i wizualizację danych od systemu ERP jest kilka. Oto wybrane z nich:
- Decydując się na narzędzie wizualizacji nie obciążamy systemu ERP odczytem i przetwarzaniem danych. Oczywiście z systemu ERP muszą one zostać pobrane, ale takie zadanie może być wykonywane w czasie najmniejszego obciążenia systemu przez użytkowników.
- Do systemu ERP nie można zaimportować danych zewnętrznych. Struktura bazy danych ERP nie pozwala na dodawanie danych niezgodnych z jej projektem. W ramach narzędzia wizualizacji danych, możemy tworzyć i importować dowolne struktury, które mogą odzwierciedlać trendy rynkowe, dane statystyczne czy też własne składniki oceny sprawności operacyjnej przedsiębiorstwa.
- System ERP nie posiada dedykowanych i rozbudowanych narzędzi powalających na wizualizacje i interakcję z danymi w sposób najbardziej intuicyjny – „poprzez wskazanie”. System transakcyjny działa na zasadzie filtrów i zawężeń.
- Dane utworzone w ramach narzędzia wizualizacji są spersonalizowane i dostosowane do sposobu prowadzenia biznesu, podczas gdy system ERP skupia się na rejestrowaniu danych związanych z codziennym funkcjonowaniem firmy.
Wewnętrzne silniki narzędzi obrazowania danych pozwalają na znacznie szybszą pracę.
Od danych do wizualizacji raportów
Chcąc otrzymać raport widoczny poniżej nie wystarczy posiadać narzędzia analitycznego.
To wymaga od nas przejścia kilku zdefiniowanych etapów. Musimy wykonać ściśle określoną pracę lub zlecić ją firmom specjalizującym się w dostarczaniu rozwiązań klasy Business Intelligence.
W otaczającej nas rzeczywistości biznesowej konieczne jest rozpoznanie potrzeb, czego naprawdę oczekujemy my lub nasz klient. Następnie musi być utworzony analityczny model danych, zgodny ze sposobem działania przedsiębiorstwa i celem, jaki chcemy uzyskać, obrazując nasze dane. Następnie zasilamy danymi narzędzie analityczne i już możemy tworzyć raporty, takie jak ten powyżej. Jednak nie dzieje się to jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. W większości wdrożeń w firmie lub organizacji potrzebna jest osoba potrafiąca budować i utrzymywać modele i kokpity wizualizacji i analizy danych.
… ale, które narzędzie do raportowania wybrać?
Widoczny powyżej raport Gartnera z lutego 2016 r., pokazuje, że liderami wśród dostawców narzędzi analitycznych są: Tableau, Qlik oraz Microsoft. Próba oceny, które ze wskazanych rozwiązań będzie najlepsze, jest jak próba odpowiedzi na pytanie: „Kto jest silniejszy Lew czy Rekin, kto kogo pokona?”. Jednocześnie nasuwa się kolejne pytanie „Gdzie, w wodzie czy na lądzie?”.
Próbując wybrać rozwiązanie dla naszej firmy należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Jaką ilość danych będę analizował, czy będą to setki tysięcy czy miliony rekordów?
Bardzo ważne jest określnie jak duża jest liczba danych oraz jak często dane będą odświeżane. W przypadku dużej ilości danych lepsze rezultaty daje Tableau, jednak gdy chcemy często aktualizować dane i analizować małe zbiory, wówczas lepszym rozwiązaniem będzie Qlik. - Czy mam narzędzia do optymalizacji procesów ETL?
Generalnie wszystkie narzędzia w mniejszym lub większym stopniu są wyposażone w mechanizmy transformacji i ładowania danych, jednak narzędzia Qlik i Microsoftu oferują bardzo rozbudowane komponenty do łączenia i budowania modeli danych, podczas gdy Tableau główny nacisk kładzie na wizualizację i interakcję analityczną pomiędzy warstwą danych, a użytkownikiem. - Czy zatrudniam informatyka?
W teorii wszystkie narzędzia są intuicyjne i łatwe w użytkowaniu. W praktyce okazuje się jednak, że osoba podejmująca decyzje na podstawie danych często nie potrafi i nie ma wystarczająco dużo czasu, aby tworzyć wizualizacje danych. Ilość i jakość danych dostępnych w dobie informacji, w której teraz się znajdujemy sprawia, że każda firma/organizacja powinna posiadać w swoich zasobach ludzkich osobę odpowiedzialną za obróbkę, wizualizację i analizę danych. - Czy znam metody i techniki wizualizacji danych?
Wszystkie narzędzia posiadają komponenty, które przybliżą nas do wykreowania pulpitu menadżerskiego, jednak lepiej zlecić to profesjonalistom, osobom posiadającym wiedzę w zakresie psychologicznego i wizualnego obrazowania liczb i wartości.
Jeśli uznasz, że chcesz pracować w narzędziu do wizualizacji danych oraz podejmować decyzje poprzez zobrazowane cyfry i wartości, musisz pamiętać, że wybór narzędzia leży po stronie użytkowników i organizacji.