03.11.2023 / Wydawnictwa

XEMI ERP i B2B w popularnym wydawnictwie

Kilka słów o firmie

Jedno z najbardziej popularnych wydawnictw w Polsce oferujące literaturę dla dzieci i młodzieży, a także ciekawe i rozwijające wyobraźnię gry planszowe oraz zabawki. Firma z tradycjami, otwarta na nowoczesność i zmieniające się potrzeby czytelników.

Potrzeby

system dopasowany do specyficznych potrzeb organizacji;
płynne zastąpienie dotychczas stosowanych systemów i zwiększenie wydajności;
integracja z użytkowanymi aplikacjami zewnętrznymi takimi jak np. ECOD – Platforma internetowa do elektronicznej wymiany dokumentów handlowych,
lepsze możliwości analityczne,
wdrożenie rozwiązania wspierającego zarządzanie umowami autorskimi;
wprowadzenie obsługi magazynu, wspomaganej czytnikami kodów kreskowych;
wprowadzenie sprzedaży internetowej w relacjach B2B

W efekcie pozytywnych relacji biznesowych miedzy naszymi firmami podjęto decyzję o rozpoczęciu prac związanych z wdrożeniem w pełni zintegrowanego systemu XEMI ERP i zastąpienie nim dotychczas użytkowanego rozwiązania.
Pierwszym krokiem na tej drodze było uruchomienie systemu XEMI w obszarze Sprzedaż, w kolejnym roku obszarów Finanse oraz Pracownicy z wykorzystaniem nowoczesnej bazy danych Microsoft SQL Server.

Równolegle toczyły się również prace mające na celu przeniesienie funkcjonalności Systemu Rozliczeń Honorariów Autorskich i Kartoteki Projektów na jednolitą platformę XEMI pod nazwą XEMI Wydawnictwo, która została dodatkowo rozszerzona o ważny dla Wydawnictwa obszar wspierający zarządzanie umowami autorskimi.

Uporządkowanie danych:

Umowy w formie papierowej zostały przeniesione do systemu informatycznego poprzez umożliwienie pracownikom Działu Wydawniczego zarejestrowania kluczowych danych w formie elektronicznej. Dane raz wprowadzone służą przede wszystkim do generowania rozliczeń honorariów autorskich. Stanowią również główne źródło informacji, niezbędne w przypadku raportowania wewnętrznego. Dokumenty i raporty mogą być generowane automatycznie:

wsparcie w zakresie rozliczania honorariów autorskich poprzez uelastycznienie systemu w odniesieniu do zmiennych warunków zawieranych umów;
usystematyzowanie procesu rozliczania honorariów (stałe cykle rozliczeń wg warunków umów, raportowanie braku sprzedaży);
lepsza kontrola rozliczeń podatkowych z podmiotami zagranicznymi (certyfikaty, oświadczenia);
wsparcie rozliczeń ze spadkobiercami.

Optymalizacja procesów:
Optymalizacja ta dotyczy przede wszystkim procesów sprzedażowo-magazynowych poprzez usprawnienie mechanizmu rejestracji zamówień i ich kompletacji oraz obsługę depozytariuszy.

usprawnienie procesu zwrotów od klientów (kontrola prawa zwrotu przez klienta);
usprawnienie procesu wysyłki poprzez kompletowanie wysyłki i drukowanie wszystkich dokumentów w miejscu przygotowania wysyłki;
lepsza kontrola stanów magazynowych poprzez rozdzielenie w systemie kompetencji magazynierów i handlowców;
usprawnienie przygotowania wysyłki egzemplarzy obowiązkowych (biblioteki) i egzemplarzy autorskich.

Wymuszenie procedur:
System został zaprojektowany w oparciu o szereg procedur, które są odzwierciedleniem procesów biznesowych. Dzięki temu operacje są wykonywane w ustalonej kolejności i w niezakłócony sposób. Obieg informacji ulega uporządkowaniu. Uzyskano także przejrzystość kompetencji i odpowiedzialności.