Jak wybrać odpowiedni system B2B?

Co to jest system B2B?

System B2B (Business-to-Business) to cyfrowa platforma, która automatyzuje i wspiera procesy sprzedaży, zamówień i zarządzania relacjami między firmami. To narzędzie, które może skutecznie integrować się z kluczowymi systemami przedsiębiorstwa, takimi jak ERP, CRM czy WMS, umożliwiając płynny przepływ informacji wewnątrz organizacji oraz w relacjach z partnerami biznesowymi.

Najważniejsze cechy systemów B2B

• Personalizacja oferty: Dostosowanie asortymentu, cen i promocji do indywidualnych potrzeb klientów.
• Automatyzacja procesów: Eliminacja manualnych operacji zmniejsza ryzyko błędów i skraca czas realizacji zamówień.
• Dostępność 24/7: Umożliwia składanie zamówień i zarządzanie ofertą o dowolnej porze, co jest kluczowe dla kontrahentów działających w różnych strefach czasowych.
• Integracja z systemami ERP, WMS czy CRM prowadząca do pełnej synchronizacji danych.

Warto wspomnieć o tym, że nowoczesne systemy B2B dostępne są w modelu chmurowym. Dzięki temu firmy nie muszą inwestować w kosztowny sprzęt. Przykładem skutecznego systemu jest platforma XEMI B2B, która jest integrowalna z innymi systemami działającymi w firmach. Automatyzuje procesy sprzedażowe i umożliwia pełną personalizację oferty. Wspiera wymianę informacji, zapewniając kontrahentom dostęp do aktualnych danych 24/7.

Dlaczego warto wdrożyć system B2B?

Automatyzacja i efektywność operacyjna

System B2B automatyzuje kluczowe procesy sprzedażowe, takie jak przyjmowanie zamówień, generowanie faktur czy zarządzanie katalogiem produktów. Co to oznacza?

• Oszczędność czasu i lepsze wykorzystanie zasobów: Pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać danych, co pozwala im skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, np. rozwoju nowych kanałów sprzedaży.
• Redukcja kosztów: Eliminacja błędów wynikających z manualnych operacji oraz zmniejszenie potrzeby utrzymywania dużych zespołów administracyjnych. Do tego dochodzi również optymalizacja związana z magazynowaniem i logistyką.

Zwiększenie dostępności i zadowolenia klientów

Mimo, że mamy do czynienia z relacjami B2B, to nie możemy zapomnieć, że to człowiek podejmuje decyzje o zakupach. Klienci mogą korzystać z platformy 24/7, mając pełen dostęp do aktualnych danych o produktach, promocjach i statusie zamówień. To kluczowe, zwłaszcza dla firm działających na rynkach międzynarodowych, gdzie różnice w strefach czasowych mogą utrudniać tradycyjną komunikację.

Personalizacja ofert

Nowoczesne systemy B2B umożliwiają personalizację oferty dla każdego klienta. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do indywidualnych cenników, promocji oraz dedykowanych produktów. Budowanie długoterminowych relacji z kontrahentami staje się łatwiejsze.

Lepsza analiza i zarządzanie danymi

Decyzje biznesowe muszą być podejmowane w oparciu o twarde dane. Dlatego ważnym elementem systemów B2B jest możliwość gromadzenia i przetwarzania dużej ilości danych o klientach, ich preferencjach oraz historii zakupów. Platforma B2B staje się cennym źródłem informacji wykorzystywanych do:

• tworzenia spersonalizowanych ofert,
• optymalizacji działań marketingowych i sprzedażowych
• prognozowania sprzedaży i planowania strategicznego.

Budowanie przewagi konkurencyjnej

Firmy, które inwestują w nowoczesne technologie, takie jak systemy B2B, zyskują przewagę nad konkurencją. Klienci coraz częściej oczekują szybkiej, transparentnej i wygodnej obsługi, którą zapewniają tego typu rozwiązania.

Kluczowe funkcje systemu B2B

Zarządzanie katalogiem produktów

System B2B umożliwia prezentację produktów w uporządkowany i atrakcyjny sposób (zdjęcia, filmy, specyfikacje techniczne, materiały instruktażowe). Klienci mogą łatwo przeszukiwać katalog, porównywać produkty i sprawdzać ich dostępność. Dla firmy jest to sposób na:

• lepsze zaprezentowanie oferty,
• skrócenie czasu potrzebnego klientom na znalezienie interesujących ich produktów.

Składanie zamówień i ich automatyzacja

System B2B pozwala klientom na samodzielne składanie zamówień, bez interakcji z działem sprzedaży. Za pomocą kilku kliknięć mogą wybrać produkty, określić ilości, skompletować do nich akcesoria czy sprawdzić informacje techniczne. Mogą korzystać z promocji, rabatów i pakietów, a także powtarzać wcześniejsze zamówienia. Dzięki platformie mogą śledzić złożone zamówienia w czasie rzeczywistym, sprawdzając ich status na każdym etapie realizacji, a także pobierać dokumenty sprzedażowe. To wszystko wpływa na:

• skrócenie czasu realizacji,
• redukcję kosztów obsługi zamówień,
• zmniejszenie ryzyka błędów.

Zarządzanie relacjami z klientami

Systemy B2B umożliwiają przypisywanie klientów do określonych grup i dostosowywanie oferty do ich potrzeb. Dzięki temu możliwe jest prowadzenie bardziej efektywnej komunikacji, kierowanie dedykowanych promocji oraz budowanie długofalowych relacji biznesowych, a co za tym idzie zwiększenie lojalności klientów.

Wyzwania związane z wyborem systemu B2B

Podczas decyzji o wyborze systemu B2B należy kierować się przede wszystkim celem, a ten może być różny: zwiększenie sprzedaży, optymalizacja i wzrost efektywności pracy, chęć zbudowania wizerunku nowoczesnej firmy. Jedno jest pewne, powinniśmy jeszcze przed poszukiwaniem rozwiązania ustalić co chcemy dzięki niemu osiągnąć?

Przedsiębiorcy z ostrożnością podchodzą do wdrożeń systemów. To zrozumiałe, ponieważ często są to rozwiązania funkcjonujące w firmie przez lata. Mimo licznych korzyści, wdrożenie platformy B2B może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Wymieńmy kilka z nich:

Koszty wdrożenia i utrzymania

Jednym z głównych wyzwań, przed którymi stają przedsiębiorcy podczas wdrażania systemu B2B, są koszty. W zależności od modelu wykorzystywania systemów (licencyjny czy SaaS) mogą się one od siebie różnić.

Co ma wpływ na koszty systemu B2B?

• Rozmiar firmy: Im większa firma, tym zwykle koszty są wyższe, choć nadal niższe niż przy tradycyjnym modelu handlu B2B;
• Złożoność systemu: Dostosowanie funkcjonalności, interfejsu użytkownika czy procesów biznesowych do specyfiki firmy generuje dodatkowe koszty. Ponadto, im bardziej skomplikowane są potrzeby przedsiębiorstwa, tym wyższe mogą być wydatki związane z programowaniem i konfiguracją systemu. Warto sprawdzić czy rzeczywiście potrzebujemy dodatkowych funkcjonalności. Być może cele jakie początkowo obraliśmy możemy osiągnąć za pomocą opcji proponowanych przez dostawcę systemu B2B, ewentualnie z niewielkimi, kosmetycznymi zmianami.
• Zakres integracji: Koszty wzrosną, jeśli system musi być zintegrowany z wieloma innymi narzędziami. Warto mieć na uwadze to, że integracja jest naturalną sprawą, więc profesjonalne firmy dostarczające platformy mają gotowe API i sprawdzone modele integracji, co może obniżyć koszt.
• Dostawca: Ceny systemów niezależnych dostawców mogą się różnić. Warto zwrócić uwagę na referencje firm, które już używają określonych rozwiązań. Sprawdzić w jakich branżach działa dostawca i jakie ma doświadczenie.
• Usługi dodatkowe: Mogą obejmować usługi konsultingowe, szkolenia, migrację danych itp. Te koszty często są wliczone w całość procesu implementacji. Warto pamiętać, że na rynku są  dostawcy, którzy cenią sobie partnerstwo w relacjach z klientami i pierwsze konsultacje jeszcze przed ostateczną ofertą, realizują bezpłatnie (nie mówimy tu o analizie przedwdrożeniowej). Już na tym etapie podejmowane są rozmowy na temat celu i potrzeb w zakresie wdrożenia.

Czasochłonność wdrożenia i adaptacja zespołu

Proces wdrożenia, choć niezbędny do poprawy efektywności operacyjnej i automatyzacji współpracy z klientami, często okazuje się bardziej skomplikowany i czasochłonny, niż zakładano na etapie planowania.

Zdarza się, że czas potrzebny na realizację poszczególnych etapów jest niedoszacowany. Optymistyczne założenia prowadzą często do napiętych harmonogramów, które w praktyce okazują się nierealistyczne. Opóźnienia w jednym etapie mogą prowadzić do efektu domina, wpływając na cały projekt.

Implementacja systemu B2B wymaga zaangażowania zespołu projektowego oraz precyzyjnego zaplanowania działań. Proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Dostosowanie procedur operacyjnych, aktualizacja dokumentacji czy zmiana struktury danych to zadania, które pochłaniają czas i wymagają zaangażowania nie tylko pracowników IT, ale również działu sprzedaży, zamówień czy księgowości. Wdrożenie nowego systemu może spotkać się z ich oporem, dlatego kluczowe jest przeprowadzenie szkoleń, wsparcie w pierwszych etapach użytkowania. Warto też przekonać ich, w jaki sposób system będzie ułatwiał im codzienną pracę.

Integracja z istniejącymi systemami

Wdrożenie systemu B2B musi uwzględniać integrację z rozwiązaniami, które funkcjonują w firmie np.: ERP, CRM czy WMS. Kluczowym celem jest zapewnienie płynnej wymiany danych między systemami, co pozwala na automatyzację procesów i eliminację ręcznego wprowadzania informacji. Brak kompatybilności może prowadzić do opóźnień i dodatkowych kosztów, a także do frustracji i niezadowolenia z wdrożonej platformy B2B.

Dostosowanie do specyfiki branży

Każda branża ma swoje specyficzne wymagania. System B2B powinien być elastyczny i umożliwiać dostosowanie do unikalnych potrzeb firmy.

Przedsiębiorstwo zajmujące się sprzedażą materiałów biurowych będzie potrzebowało obsługi dużej liczby zamówień o stosunkowo niskiej wartości jednostkowej. System B2B musi umożliwiać łatwe przeglądanie szerokiego katalogu produktów, szybkie składanie zamówień, zarządzanie rabatami dla klientów biznesowych oraz obsługę stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Istotne mogą być również funkcje automatycznych powiadomień o promocjach, programy lojalnościowe oraz integracje z systemami płatności.

Z kolei przedsiębiorstwo zajmujące się sprzedażą pieców grzewczych działa w zupełnie inny sposób. Produkty są droższe, bardziej złożone technicznie i wymagają indywidualnego podejścia do klienta. System B2B w tym przypadku powinien wspierać konfigurację produktów (np. dobór parametrów pieca, czy nawet dopasowanie części dodatkowych), umożliwiać obsługę zapytań ofertowych (RFQ Request for Quotation) oraz zarządzać dokumentacją techniczną. W tym przypadku ważnym elementem jest także możliwość integracji z systemami serwisowymi, które służą m.in. do zarządzania gwarancjami i przeglądami.

Dostosowanie systemu to klucz do sukcesu nie tylko samego wdrożenia, ale przede wszystkim sukcesu firmy. Osiągnięcie tego nie będzie możliwe bez współpracy z dostawcami elastycznych rozwiązań B2B, które można dowolnie modyfikować i rozszerzać o funkcjonalność dopasowaną do branży.

Podsumowanie

Wybór systemu B2B to inwestycja, która może zrewolucjonizować sposób, w jaki firma działa na rynku. Automatyzacja procesów, lepsza obsługa klientów i oszczędność kosztów to tylko niektóre z korzyści, jakie niesie ze sobą wdrożenie nowoczesnej platformy B2B. Jednak aby w pełni wykorzystać potencjał takiego rozwiązania, konieczne jest dokładne zrozumienie potrzeb firmy i staranne zaplanowanie każdego etapu wdrożenia.

Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemów B2B i ich korzyściach dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami już dziś i umów się na bezpłatną konsultację.