Rewolucja w HR: Jak zaoszczędzić nawet 20 tys. zł na wysyłce PIT-11?

Kilka słów na temat obowiązków dotyczących PIT-11

Pracodawcy w Polsce są zobowiązani do przekazania pracownikom informacji PIT-11, zawierającej dane o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, PIT-11 za dany rok podatkowy należy dostarczyć pracownikowi do końca lutego roku następnego, a do urzędu skarbowego – do końca stycznia

Formy dostarczania PIT-11:

• Tradycyjna poczta: Pracodawca może wysłać PIT-11 listem poleconym na adres zamieszkania pracownika. Warto zadbać o potwierdzenie nadania, aby mieć dowód wysyłki.
• Dostarczenie osobiste: Możliwe jest osobiste wręczenie dokumentu pracownikowi w miejscu pracy.
• Forma elektroniczna: Przepisy dopuszczają przesłanie PIT-11 drogą elektroniczną, np. poprzez e-mail. W takim przypadku zaleca się uzyskanie zgody pracownika na taką formę dostarczenia oraz upewnienie się, że dokument jest odpowiednio zabezpieczony (np. hasłem).

XEMI ePRACOWNICY – zmiana podejścia do dostarczania PIT-11

Każdego roku działy HR stają przed wyzwaniem dostarczenia PIT-11 w ustawowych terminach. Wybór tradycyjnych metod – poczty lub osobistego wręczenia dokumentów –wiąże się z: wysokimi kosztami, błędami w adresach, opóźnieniami, brakiem potwierdzenia odbioru.

Dodatkowo, manualne procesy angażują cenny czas pracowników HR, który mógłby zostać poświęcony na inne obowiązki. Właśnie tu wkracza XEMI ePRACOWNICY – portal www, który rozwiązuje te problemy.

Portal wprowadza zupełnie nowy standard w dystrybucji PIT-11. Dzięki niemu dokumenty są generowane i udostępniane pracownikom elektronicznie – bez drukowania, kopertowania czy wysyłania pocztą.

Główne korzyści:

Oszczędności finansowe i czasowe

Przykład z życia naszego klienta: Firma zatrudniająca 1200 osób zaoszczędziła prawie 20 000 zł, eliminując koszty drukowania i wysyłki PIT-11. Ale to nie wszystko! Czas poświęcony na manualne procesy zredukowano do minimum – system generuje dokumenty automatycznie, a pracownicy pobierają je samodzielnie w swoich panelach.

Obliczyliśmy przykładową oszczędność klienta, który już korzysta z XEMI ePRACOWNICY:

Bezpieczeństwo i zgodność z RODO

Elektroniczne PIT-y są zabezpieczone hasłem i dostępne wyłącznie dla uprawnionych użytkowników. System automatycznie rejestruje pobranie dokumentu, co zapewnia pełną zgodność z przepisami RODO i eliminuje ryzyko sporów o niedostarczenie dokumentu.

Ekologia i odpowiedzialność społeczna

Przejście na cyfrową dystrybucję dokumentów to ogromny krok w stronę zrównoważonego rozwoju. Twoja firma:

• zmniejsza zużycie papieru i kopert,
• redukuje emisję CO₂ związaną z transportem pocztowym,
• buduje wizerunek ekologicznego i nowoczesnego pracodawcy.

Współczesne społeczeństwo i pracownicy coraz częściej oczekują od organizacji działań wspierających zrównoważony rozwój, a cyfryzacja procesów HR jest jednym z najprostszych kroków w tym kierunku.

Wygoda dla pracowników

Pracownicy mogą pobrać swoje PIT-11 z dowolnego miejsca, w dogodnym dla siebie czasie. Panel pracownika jest dostępny zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, co eliminuje konieczność osobistych wizyt w dziale HR. W tym miejscu warto wspomnieć, że na platformie dostępne są także inne informacje kadrowe takie jak: paski wynagrodzeń, terminy badań i szkoleń, grafiki pracy.

Wszystko to sprawia, że komunikacja z działem HR staje się szybsza i bardziej przejrzysta, a pracownicy czują się lepiej poinformowani.

Skalowalność i elastyczność

XEMI ePRACOWNICY sprawdza się w każdej firmie – od małych przedsiębiorstw po duże organizacje wielooddziałowe. Możliwość rozbudowywania portalu i dostosowywania go do precyzyjnych potrzeb firm czynią go narzędziem kompleksowym i przyszłościowym.

Lepsze zarządzanie procesami HR

Portal pracowniczy XEMI ePRACOWNICY to nie tylko narzędzie do dystrybucji dokumentów. System ten wspiera wiele innych procesów HR, takich jak:

• zarządzanie czasem pracy,
• automatyczne przypomnienia o ważnych terminach (np. kończące się umowy, badania okresowe),
• obsługa wniosków pracowniczych, co zwiększa efektywność pracy zespołów HR i menedżerów.